Cahiers de rappel : recommandations de la CNIL et exemples de formulaires

Ce « cahier de rappel », qu’il soit en version « papier » ou électronique, constitue un traitement de données personnelles soumis à la réglementation (RGPD et Loi Informatique et Libertés).

Les établissements mettant en place ces « cahiers de rappel » doivent respecter les principes suivants :

1. Collecter uniquement les données nécessaires

Les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom), ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone); il est interdit de collecter davantage de données.

Les informations collectées doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les  autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS. Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.  

3. Informer les clients

Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.

Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.). 

Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :

• l’identité et les coordonnées de l’établissement ;
• l’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des « cas contacts par les autorités sanitaires) ;
• la durée de conservation des données (14 jours) ;
• les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;
• les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la COVID-19 serait détectée.

4. Une durée de conservation limitée

Les données collectées devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.). 

5. Sécuriser les données

Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !

• Pour un « cahier de rappel » au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le « cahier de rappel » doit être conservé dans un lieu sécurisé (ex : armoire ou pièce fermée à clef etc.) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients.

• Pour les autres types de « cahier de rappel » (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants :
  • sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe « robuste »;
  • ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).

Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou électronique, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement).

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Les établissements hors zones d’alerte maximale ne sont pas soumis au respect de ce protocole sanitaire renforcé.

Néanmoins, pour ces établissements, et au-delà des préconisations rappelées ci-dessus, les « cahiers de rappel » peuvent être mis en place, sous réserve de respecter les  conditions suivantes :

• justifier de la nécessité du dispositif : ce « cahier de rappel » doit répondre à un besoin que le restaurateur a identifié ;
• recueillir auprès de chaque client son consentement à la collecte de ses données, et à leur éventuelle transmission aux autorités sanitaires.

Pour que le consentement recueilli soit valable, la personne doit disposer d’un choix réel sans avoir à subir de conséquences négatives en cas de refus. En pratique, cela signifie que le responsable de traitement ne peut pas refuser l’accès à son établissement, si la personne refuse de communiquer ses données.

Le recueil de l’accord de la personne peut s’effectuer, par exemple, au moyen d’une case à cocher sur un formulaire en ligne au moment de sa réservation en ligne, de la signature d’un formulaire papier remis lors de son arrivée dans l’établissement, etc.

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La CNIL rappelle les règles à respecter et fournit un modèle :